Как работают отчёты в RECRM.online?

В RECRM.online три отчёта:
- ПО РАБОТЕ сотрудников в воронке продаж;
- ПО ДЕНЬГАМ (комиссии) в сделках;
- ПО РАСХОДАМ на рекламу.

Все они строятся на странице «Отчёты» за выбранный период и показываются в разрезе отделов и сотрудников.

Общие принципы работы

• Где находятся. Раздел «Отчёты». Слева панель «Параметры»: «Тип отчёта», параметры выбранного отчёта и кнопка «Построить». Справа результат в виде таблицы. Пока отчёт не построен, выводится подсказка: «Для построения отчёта выберите его тип, укажите период и нажмите "Построить"».
• Типы отчётов. «Отчёт по работе», «Отчёт по расходам на рекламу», «Отчёт по сделкам». Параметры панели меняются в зависимости от выбранного типа.
• Период. Задаётся двумя датами «с» и «по», обе включаются в период: с 00:00 первого дня до 23:59 последнего дня по часовому поясу пользователя.
• Разрез. Строки таблицы сгруппированы по отделам, внутри отдела идут сотрудники. В отчётах показываются только сотрудники, у которых есть доступ в систему.
• История, а не текущее состояние. Отдел сотрудника, ответственный по сделке, названия воронок и этапов берутся на момент события. Если сотрудник перешёл в другой отдел, его прошлые показатели остаются в прежнем отделе. Исключение: режим «План» в отчёте по сделкам показывает состояние на текущий момент.
• Запоминание параметров. Последний построенный набор параметров сохраняется в профиле пользователя. При следующем открытии раздела «Отчёты» отчёт строится заново с теми же параметрами.
• Нет данных. Если по выбранным параметрам данных нет, вместо таблицы показывается сообщение об их отсутствии.

Отчёты кратко

Отчёт по работе

Отчёт показывает, сколько сделок каждый сотрудник довёл до каждого этапа выбранной воронки за период и сколько сделок этой воронки было за ним закреплено.

Параметры

• Период (обязательно): дата «с» и дата «по».
• Воронка (обязательно): одна воронка из списка.
• Отдел: один или несколько. Если не выбрано, берутся все доступные отделы.
• Сотрудник: один или несколько, есть поиск и кнопки «Выбрать все» и «Снять выбор». Если не выбрано, берутся все доступные сотрудники.

Что на экране

Над таблицей выводятся начало и конец периода, название воронки и показатель «Всего сделок в работе». Таблица состоит из столбцов «Отдел», «Сотрудник», затем по одному столбцу на каждый этап воронки (в порядке этапов) и столбца «Назначено».

Как считаются значения

• Столбец этапа. Количество сделок, которые за период были пройдены сотрудником на этом этапе. Сотрудник определяется как ответственный по сделке в момент прохождения этапа. Этап считается пройденным, когда он завершён: выполнены его задачи, сделка переведена на следующий этап или закрыта. Если пройденный этап был отменён (сделку вернули назад или отменили выполнение задачи) и к концу периода остался непройденным, сделка в столбце не учитывается. Одна сделка учитывается на одном этапе один раз.
• «Назначено». Количество незакрытых сделок воронки, которые в течение периода были закреплены за сотрудником. Если сделку передавали между сотрудниками, она учитывается у каждого, за кем была закреплена.
• «Всего сделок в работе». Количество уникальных сделок воронки, находившихся в работе в течение периода. Показатель не зависит от выбранных отделов и сотрудников.
• Сотрудник без пройденных этапов отображается строкой с нулями.

Какие бизнес-задачи закрывает

• Загрузка и активность менеджеров. Сопоставление «Назначено» с числом пройденных этапов показывает, кто работает с назначенными сделками, а у кого они простаивают.
• Узкие места воронки. Резкое падение значений между соседними этапами показывает, где сделки застревают или теряются.
• Сравнение отделов и сотрудников. Один и тот же период и воронка дают сопоставимые цифры для оценки результативности и перераспределения сделок.
• Оценка конверсии по этапам. Отношение значений соседних столбцов даёт приблизительную конверсию между этапами (рассчитывается вручную).

Отчёт по сделкам

Отчёт показывает комиссионный доход по сделкам в разрезе отделов, сотрудников и воронок: фактический по закрытым успешным сделкам и ожидаемый по сделкам, которые находятся в работе.

Параметры

• Режим: переключатель «План» / «Факт». По умолчанию выбран «План».
• Период (только для режима «Факт»): дата «с» и дата «по». В режиме «План» поле скрыто.
• Отдел и Сотрудник: выбор одного или нескольких. Если не выбрано, берутся все доступные.

Что на экране

Заголовок «Отчет по сделкам». В режиме «Факт» над таблицей указаны начало и конец периода. Таблица: «Отдел», «Сотрудник», по одному столбцу на каждую воронку (сделки без воронки собраны в столбец «Без воронки») и столбец «Всего». В каждой ячейке указано количество сделок, а под ним жирным сумма комиссии с обозначением валюты. Если данных нет, стоит прочерк. Внизу таблицы строка итогов по каждой воронке и общий итог.

Режимы

Как считается комиссия по сделке

Сумма сделки в отчёте = комиссия клиента − комиссия другого агента.

• Комиссия клиента и комиссия другого агента берутся из предложения, прикреплённого к сделке. Каждая может быть фиксированной суммой или процентом от общей цены предложения.
• Для сделок «продажа» и «сдача» допускаются оба вида комиссий.
• Для сделок «покупка» и «аренда» комиссия клиента всегда фиксированная, комиссия другого агента учитывается только как фиксированная сумма. Процентная комиссия другого агента в таких сделках пока не учитывается.
• Если комиссия не заполнена, она считается нулевой.
• Суммы приводятся к валюте учёта аккаунта, заданной в настройках валют.
• Учитываются предложения по всем типам объектов: квартиры, дома, земельные участки, нежилые здания и нежилые помещения.

Какие бизнес-задачи закрывает

• Фактическая выручка. Сколько комиссии заработал каждый сотрудник и отдел за период, в какой воронке.
• Прогноз выручки. Режим «План» показывает, сколько комиссии заложено в сделках, которые сейчас в работе.
• Сравнение плана и факта. Построение отчёта в обоих режимах позволяет оценить, насколько ожидания совпадают с результатом.
• Оценка воронок. Сравнение воронок по количеству и сумме сделок показывает, какие направления приносят основной доход.
• Основа для оплаты труда. Данные по сотрудникам можно использовать для расчёта бонусов и KPI.

Отчёт по расходам на рекламу

Отчёт показывает, сколько размещений объявлений в выбранной рекламной кампании было оплачено за период и сколько на них потрачено, с разбивкой по отделам и сотрудникам.

Параметры

• Период (обязательно): дата «с» и дата «по».
• Рекламная кампания (обязательно): в списке доступны кампании Авито.
• Отдел: один или несколько. Если не выбрано, берутся все доступные.
• Сотрудник: один или несколько. Для сотрудников с правом на неназначенные объявления в списке есть пункт «Свободные».

Что на экране

Над таблицей указаны начало и конец периода и название кампании. Таблица: «Отдел», «Агент», «Размещений», «Расходы, ₽». В последней строке итоги по обоим показателям. Если у сотрудника нет размещений, в ячейках стоит прочерк. Строка «Свободные» относится к объявлениям, у которых на момент размещения не было ответственного сотрудника.

Как считаются значения

• Размещений — количество подтверждённых списаний за размещение объявления в кампании за период.
• Расходы — сумма этих списаний в рублях.
• Размещение учитывается, когда в отчёте автозагрузки Авито по нему подтверждено списание средств. При пакетном размещении цена берётся из поля «Цена объявления» в карточке кампании, при разовом — сумма списания, полученная от Авито.
• Расходы относятся к сотруднику, который был ответственным за объявление в момент размещения, и к его отделу на тот же момент.

Какие бизнес-задачи закрывает

• Контроль рекламного бюджета. Видно, сколько тратится на кампанию за период.
• Распределение затрат. Расходы по отделам и сотрудникам показывают, чьи объявления «стоят» больше всего.
• Контроль неназначенных объявлений. Строка «Свободные» выявляет затраты на объявления, за которыми никто не закреплён.
• Оценка окупаемости. Расходы сопоставляются с комиссией из отчёта по сделкам (см. раздел 7).

Как заполнять данные в CRM, чтобы отчёты были корректными

Отчёты строятся из карточек сделок, предложений, объявлений и рекламных кампаний. Неверное заполнение не вызывает сообщения об ошибке: сделка или расход просто не попадает в отчёт либо записывается не тому сотруднику. Ниже правила, которые должны соблюдать сотрудники.

Общие правила

• Доступ и отдел сотрудника. В строках отчётов показываются только сотрудники с доступом в систему. Отдел сотрудника учитывается на момент события. Смену отдела вносите в день перевода: прошлые периоды не пересчитываются, и старые показатели остаются в прежнем отделе.
• Закрытие доступа. Сотрудник, которому закрыт доступ, не отображается в отчётах за периоды после закрытия доступа.
• Время событий. Момент события фиксируется системой в момент действия в CRM (отметка задачи, закрытие сделки, смена ответственного). Внести действие «задним числом» нельзя, поэтому работайте в CRM по ходу работы, а не в конце периода.
• Права доступа. Если сотрудник не видит в отчёте коллегу, проверьте его права на данные (раздел 8).

Отчёт по работе: что должно быть заполнено

1. Сделка находится в воронке. Задачи этапов нельзя выполнять у сделки без воронки, и такая сделка не попадает в отчёт. Воронку выбирайте при создании сделки.
2. У сделки назначен ответственный. Этапы и показатель «Назначено» засчитываются тому, кто был ответственным в момент события. Сделка без ответственного не попадает в строки сотрудников.
3. Передавайте сделку до выполнения этапа. Этап учитывается ответственному, который был назначен в момент завершения этапа. Если передать сделку сразу после выполнения, этап останется за прежним сотрудником.
4. Выполняйте задачи этапа в CRM своевременно. Этап считается пройденным, когда выполнены все обязательные задачи текущего этапа, после чего сделка автоматически переходит на следующий этап. Обязательные задачи можно выполнить только на текущем этапе. Необязательные задачи нельзя выполнять на более поздних этапах.
5. Закрывайте сделку «Успешно» только по факту. При успешном закрытии система автоматически выполняет оставшиеся обязательные задачи и засчитывает все оставшиеся этапы воронки как пройденные в момент закрытия, на ответственного по сделке. Закрытие «Неуспешно» этапы не засчитывает.
6. Не меняйте воронку у сделок в работе без необходимости. При смене воронки этапы прежней воронки, пройденные ранее, помечаются как непройденные. Если смена произошла внутри периода отчёта, эти этапы не будут учтены в отчёте по прежней воронке. У закрытой сделки воронку изменить нельзя.
7. Откат назад снимает отметку. При возврате сделки на предыдущий этап или отмене выполненной задачи этап перестаёт считаться пройденным.

Отчёт по сделкам: что должно быть заполнено

1. В сделке есть предложение с исполнителем. Сделка попадает в отчёт только при наличии предложения (продажа, сдача, покупка или аренда) с назначенным исполнителем. Без предложения сделка не учитывается ни в количестве, ни в сумме.
2. Деньги записываются исполнителю предложения, а не ответственному по сделке. В отчёте по работе показатели считаются на ответственного по сделке, в отчёте по сделкам — на исполнителя предложения на момент закрытия. Если это разные сотрудники, цифры в двух отчётах будут относиться к разным людям. Назначайте их осознанно и передавайте до закрытия сделки.
3. Для режима «Факт» закройте сделку с результатом «Успешно». Сделки с результатом «Неуспешно» в режим «Факт» не попадают. Период определяется датой закрытия.
4. Заполните комиссию в предложении.
   • Для продажи и сдачи: комиссию клиента (в интерфейсе «Комиссия от собственника») и бонус для другого агента. Каждое значение задаётся суммой или процентом.
   • Для покупки и аренды: комиссию от клиента фиксированной суммой. Бонус другому агенту указывайте только фиксированной суммой, процент не учитывается.
   • Если хотя бы одна комиссия указана в процентах, обязательно заполните полную стоимость (в интерфейсе «Полная стоимость» или «Общая стоимость»). Без неё процентная комиссия считается равной нулю.
   • Укажите валюту предложения. В отчёте суммы приводятся к валюте учёта аккаунта.
5. Пустая комиссия считается нулём. Сделка будет учтена в количестве, но без суммы. Для режима «План» заполняйте комиссию уже на стадии работы.
6. Правьте комиссию до построения отчётов. Отчёт использует актуальные на момент построения условия предложения. Изменение комиссии у ранее закрытой сделки изменит и прошлые периоды.
7. Воронка у сделки. Сделки без воронки показываются в отдельном столбце «Без воронки».

Отчёт по расходам на рекламу: что должно быть заполнено

1. Кампания Авито настроена. В карточке кампании заполните поле «Цена объявления» (для пакетного размещения) и подключите интеграцию с Авито по API. Расходы записываются автоматически по отчёту автозагрузки Авито.
2. У объявления есть ответственный. Расход записывается на ответственного в момент размещения. Объявления без ответственного попадут в строку «Свободные».
3. Расход фиксируется после подтверждённого списания. Если размещение не состоялось (ошибка, отложенная публикация, удаление), расход не записывается.
4. Тип размещения в Авито. При пакетном размещении используется цена из кампании, при разовом — сумма из ответа Авито. Если цена в кампании не заполнена, пакетные размещения будут учтены без суммы.
5. Только Авито. Расходы по другим площадкам (Циан, Яндекс, Домклик, N1) в этом отчёте не отображаются.

Как использовать отчёты вместе

Отчёты не объединены в один сквозной показатель, но строятся по одним и тем же отделам, сотрудникам и воронкам, поэтому их удобно сопоставлять по сотруднику, отделу и периоду.

Расчёты, которые выполняются вручную

• Средняя цена размещения = Расходы ÷ Размещений.
• Расходы на одну успешную сделку = Расходы ÷ Количество сделок в «Факте».
• Результат рекламы = Комиссия в «Факте» − Расходы.
• Конверсия между этапами = значение следующего этапа ÷ значение предыдущего.

Условия корректного сопоставления

• Расходы на рекламу выражены в рублях, а комиссия — в валюте учёта аккаунта. Если валюта аккаунта не рубль, приведите значения к одной валюте вручную.
• В рекламе сотрудник — ответственный за объявление, в сделках — исполнитель предложения. Для сопоставимых цифр эти роли должны совпадать (раздел 6).
• Сделка не обязательно пришла с рекламируемого объявления, поэтому результат рекламы — ориентировочный показатель по сотруднику или отделу.

Права доступа и видимость данных

• Доступ к разделу. Для просмотра отчётов нужно право на просмотр отчётов. Без него страница недоступна.
• Уровень доступа к данным. Данные в отчётах ограничены правами пользователя: по всему аккаунту, только по своему отделу или только по своим данным. Фильтры «Отдел» и «Сотрудник» предлагают только доступные значения. Сотрудник с уровнем «только свои» видит в отчётах только себя.
• Какие права нужны. Для отчёта по работе — право чтения сделок, для отчёта по расходам на рекламу — право чтения объявлений. Строка «Свободные» доступна только при наличии права на неназначенные объявления. Для отчёта по сделкам рекомендуется включать сразу права на чтение сделок и объявлений с одинаковым уровнем доступа.
• Рекомендуемая схема. Руководителям — уровень «аккаунт», руководителям отделов — «отдел», обычным сотрудникам — «свои».